1. LA PROTECTION DES DONNÉES EN BREF

Les informations ci-après vous donnent un aperçu des modalités de collecte et de traitement des données personnelles vous concernant par Key Insurance and Pension (KIP) SA (ci-après « KIP »). On entend par « données personnelles » toutes les informations permettant de vous identifier personnellement. Les dispositions légales relatives à la loi sur la protection des données ne protège que les personnes physiques.

Les présentes informations sur la protection des données se fondent sur les articles pertinents de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) dans sa version en vigueur et, le cas échéant, sa version future.

Les données précises que nous traitons et la manière dont nous les utilisons dépendent principalement de votre relation commerciale avec KIP.

2. QUI EST RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES ET À QUI VOUS ADRESSER ?

Est responsable du traitement des données :
Key Insurance and Pension (KIP) SA
Rue du Sablon 2
1110 Morges
Courriel :
Téléphone : +41 (0)21 804 80 77

Pour toute question concernant la protection des données au sein de KIP, nous vous invitons à nous contacter aux coordonnées ci-dessus.

3. QUELLES SONT LES DONNÉES QUE NOUS TRAITONS ET D’OÙ PROVIENNENT-ELLES ?

KIP traite des données personnelles provenant des sources suivantes :

• Données que vous nous communiquez vous-même lorsque vous recourez à nos prestations, y compris lorsque vous vous abonnez à notre bulletin d’information.
• Données qui nous sont communiquées par des tiers, avec votre consentement, dans le cadre de l’exécution de mandats ou de contrats (p. ex. données d’une personne de contact ou données d’assurance).
• Données qui nous sont communiquées par des autorités et des offices dans le cadre de leurs activités.
• Données issues de sources accessibles au public.

4. À QUELLES FINS VOS DONNÉES SONT-ELLES UTILISÉES ET SUR QUELLE BASE ?

Le traitement des données personnelles vise au premier chef à nous permettre de fournir les prestations qui nous incombent dans le cadre de l’exécution de nos tâches statutaires et de nos engagements contractuels, ainsi que celles qui nous sont confiées par des organismes de surveillance (p. ex. FINMA). L’objet du traitement des données dépend principalement de la prestation de service que vous vous procurez auprès de nous.
Par ailleurs, KIP est tenue de traiter les données personnelles en vertu de diverses prescriptions légales et réglementaires, notamment : données professionnelles, données de santé, données de prévoyance, données d’assurance, données salariales, données fiscales, données liées à des créances et des dettes commerciales.

Enfin, KIP traite les données personnelles dans le but de préserver ses propres intérêts légitimes et ceux de tiers, en particulier aux fins suivantes : sécurité informatique, prévention des actes délictueux, exercice de droits en justice et défense en cas de litige, segmentation de la clientèle, marketing et communication, ou encore développement de produits et prestations.

5. À QUI VOS DONNÉES SONT-ELLES COMMUNIQUÉES ?

Ont accès à vos données, au sein de KIP, les personnes qui en ont besoin répondre à nos obligations légales et/ou contractuelles. Les autorisations d’accès sont strictement limitées aux personnes requises pour le traitement, à savoir, outre nos collaborateurs, les prestataires auxquels nous faisons appel. Ceux-ci se sont engagés par écrit à respecter la confidentialité et à assurer la protection des données. Vos données personnelles ne sont donc transmises à des destinataires extérieurs à KIP que sur la base d’un engagement légal, avec votre consentement ou si l’exécution du mandat que vous nous avez confié l’exige.

Les principaux destinataires potentiels sont les suivants :

• Partenaires externes auxquels nous faisons appel pour l’exécution des mandats que vous nous confiez (p.ex. organisations partenaires, prestataires que nous mandatons, fournisseurs, banques, instituts financiers, entreprises d’assurance, institutions de prévoyance, caisses de pensions, sous-traitants, prestataires de services informatiques, entreprises de publipostage).
• Dans de rares cas, KIP transmet des données personnelles à des institutions ou autorités publiques (p. ex. des tribunaux, des ministères publics, des autorités fiscales, ou encore des sociétés de révision et d’audit).

6. VOS DONNÉES SONT-ELLES TRANSMISES À L’ÉTRANGER OU À UNE ORGANISATION INTERNATIONALE ?

KIP traite vos données personnelles principalement en Suisse. Elle ne les transmet à l’étranger que si c’est nécessaire ou prescrit par la loi pour exécuter ses tâches statutaires et les mandats que vous lui confiez ou encore si vous l’y avez autorisée.

7. QU’EN EST-IL DE LA COMMUNICATION TRANSFRONTALIÈRE DE DONNÉES VERS DES ÉTATS TIERS NE DISPOSANT PAS D’UN NIVEAU ADÉQUAT DE PROTECTION DES DONNÉES ?

Sauf consentement de votre part, nous ne communiquons vos données personnelles à aucun tiers situé dans un État étranger extérieur à l’UE et qui ne dispose pas d’un niveau adéquat de protection des données.

8. EXISTE-T-IL CHEZ KIP UN SYSTÈME AUTOMATISÉ DE PRISE DE DÉCISION OU UN PROFILAGE ?

Dans le cadre des relations contractuelles et précontractuelles, KIP n’utilise en principe aucun système de prise de décision entièrement automatisé et produisant des effets juridiques. Si, à titre exceptionnel, nous devions recourir à un tel procédé, nous vous en informerons spécifiquement.

9. AVEZ-VOUS UNE OBLIGATION DE NOUS FOURNIR VOS DONNÉES ?

S’agissant des prestations que nous vous fournissons, vous êtes tenu de nous fournir les données personnelles qui nous sont nécessaires pour engager et poursuivre la relation avec vous et pour satisfaire à nos engagements, et celles que nous avons l’obligation de collecter en vertu de la loi. À défaut de ces données, nous pouvons être amenés à refuser l’exécution d’un mandat ou la conclusion d’un contrat.

10. PENDANT COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES SONT-ELLES STOCKÉES ?

Nous traitons et stockons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire à nos obligations contractuelles et légales. Les obligations légales d’archivage sont en règle générale de dix ans à compter du terme de notre mandat et/ou de la fin de la relation d’affaires. Si elles ne nous sont plus nécessaires ou si notre prestation est terminée, vos données personnelles sont supprimées à intervalles réguliers dans la mesure des possibilités techniques, sauf si nous devons les conserver pour les motifs suivants :

• Respect des délais légaux et réglementaires de tenue des comptes et de conservation prescrits par le droit commercial et fiscal.
• Conservation des moyens de preuve pendant les délais de prescription en cas de litige.
• Conservation des dossiers en cas de prestations spécifiques ou en vertu des délais légaux de conservation.

Sur demande expresse de votre part, nous supprimons définitivement vos données personnelles, sous réserve des dispositions légales (LPD).

11. LOGICIELS DE TIERS

Afin d’exécuter nos obligations contractuelles, nous utilisons différents programmes de tiers. De manière générale, nous nous appuyons exclusivement sur des programmes garantissant une protection appropriée des données. Outre les présentes dispositions relatives à la protection des données, les éventuelles conditions des logiciels utilisés s’appliquent, par exemple les conditions d’utilisation ou les déclarations de protection des données.

12. PROTECTION DES DONNÉES

En tant que propriétaire de sites internet, nous prenons la protection de vos données personnelles très au sérieux. Toutefois, nous attirons votre attention sur le fait que la transmission de données sur internet (p. ex. dans le cadre de communications par courriel) peut présenter des failles de sécurité. Une protection absolue des données contre l’accès de tiers est impossible.

Nous nous efforçons cependant de crypter tous nos sites Internet à l’aide du système SSL (Secure Socket Layer).

13. COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous collectons les données que vous nous communiquez. Il peut s’agir p. ex. de renseignements que vous saisissez dans le cadre d’une inscription à une manifestation ou à un rendez-vous.

D’autres données sont enregistrées par nos systèmes informatiques lorsque vous visitez nos sites Internet. Il s’agit principalement de données techniques (p. ex. navigateur, système d’exploitation ou heure de consultation du site). Ces enregistrements interviennent automatiquement dès que vous consultez l’un de nos sites. Toutefois, nous ne récoltons pas de données personnelles dans le but notamment de réaliser des statistiques de consultations. Par conséquent, nous ne pouvons pas distinguer l’interaction robotique de l’interaction humaine sur nos sites.

14. CRYPTAGE SSL ET/OU TLS

Pour des raisons de sécurité et afin de protéger la transmission des contenus confidentiels, nos sites Internet sont cryptés à l’aide des protocoles SSL ou TLS. Une connexion cryptée se reconnaît au fait que dans la barre d’adresse du navigateur « http:// » est remplacé par « https:// » et précédé du symbole du cadenas. Lorsque le cryptage SSL ou TLS est activé, les données que vous nous transmettez ne sont en principe pas accessibles à des tiers.

15. CONFIDENTIALITÉ DES OPÉRATIONS DE PAIEMENT

Lorsque la relation commerciale amène l’une des parties à une transaction onéreuse, vous pouvez être amenés à nous communiquer vos données de paiement (p. ex . votre numéro de compte bancaire).

Pour toute information relative aux délais de conservation de l’information confidentielle, nous vous renvoyons au point 10 de la présente notice.

16. COOKIES

Certains de nos sites Internet utilisent des cookies. Les cookies n’endommagent pas votre ordinateur et ne contiennent pas de virus. Ils servent à rendre notre offre plus conviviale, plus efficace et plus sûre. Ce sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur et stockés dans votre navigateur.

La plupart des cookies que nous utilisons sont des cookies dits « de session ». Ils sont automatiquement supprimés lorsque vous quittez le site. D’autres cookies restent stockés sur votre ordinateur jusqu’à ce que vous les supprimiez.

Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de l’installation de cookies et à pouvoir autoriser les cookies au cas par cas, les autoriser dans certains cas seulement, les refuser globalement, ou activer leur suppression automatique à la fermeture du navigateur. La désactivation des cookies peut restreindre les fonctionnalités du site concerné.

Les cookies nécessaires à l’exécution du processus de communication électronique ou à la mise à disposition de certaines fonctions que vous souhaitez (p. ex. cliquer pour fermer une fenêtre) sont stockés, car nous y avons un intérêt légitime qui est d’assurer un fonctionnement techniquement irréprochable et optimisé de nos services. Les autres cookies susceptibles d’être stockés (p. ex. ceux visant à analyser vos habitudes de navigation) ne sont pas utilisés par KIP.

17. PUBLICATIONS SUR LES PLATEFORMES DES MÉDIAS SOCIAUX

Les sites Internet de KIP intègrent des liens vers des publications diffusées sur des sites externes de médias sociaux comme LinkedIn. KIP utilise ces plateformes comme vecteurs de publication et de communication de contenus. Ses publications peuvent contenir des citations nominatives ainsi que des liens vers des offres en ligne. Les contenus ainsi diffusés peuvent en général être modifiés et supprimés, pour autant que KIP dispose de droits de modération.

KIP n’a pas accès aux autres données personnelles collectées par les plateformes des médias sociaux et ne peut influer sur leur traitement, qu’il s’agisse de données saisies par les utilisateurs eux-mêmes ou déposées automatiquement dans le cadre de la navigation. Ces données relèvent des déclarations de confidentialité des propriétaires des plateformes. Les relations de communication autorisées dans les systèmes des médias sociaux interviennent toujours entre des personnes, elles ne sont utilisées que sur ces plateformes et conformément aux paramètres d’autorisation du destinataire concerné. Il n’est procédé à aucune analyse de données personnelles sur les plateformes des médias sociaux ou en dehors. Il n’est pas non plus fait usage des outils d’analyse susceptibles d’être mis à la disposition des modérateurs de ces plateformes. Les données des utilisateurs des plateformes ne sont pas communiquées à l’extérieur.

18. OPTION DE PARTAGE DANS LES MÉDIAS SOCIAUX

A des fins d’information sur KIP, ses activités et ses prestations, nous proposons sur nos sites Internet les options de partage dans les médias sociaux indiqués tel que LinkedIn. Il incombe aux prestataires concernés d’assurer une exploitation conforme aux exigences applicables en matière de protection des données.

Dès lors que vous utilisez des options de partage ou d’autres options, vous acceptez le traitement de vos données personnelles par les prestataires concernés.

19. LINKEDIN

Lorsque vous ouvrez une page de nos sites Internet, vous pouvez partager nos contenus avec vos amis ou avec un groupe à l’aide du bouton « Partager » ou envoyer un lien vers le site concerné par message privé à l’aide du bouton « Envoyer ». Dès que vous cliquez sur l’un de ces deux boutons, votre navigateur établit une connexion directe avec les serveurs de LinkedIn. Le contenu partagé est transmis directement par LinkedIn à votre navigateur et intégré dans la page.

S’agissant du but et de l’étendue de la collecte de données, du traitement et de l’utilisation de ces données par LinkedIn ainsi que de vos droits en la matière et des paramétrages possibles pour protéger votre sphère privée, nous vous invitons à consulter la Politique d’utilisation des données de LinkedIn.

20. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES ?

Vous avez à tout moment le droit d’obtenir des renseignements sur l’origine et les destinataires des données personnelles vous concernant ainsi que sur le but dans lequel elles sont collectées. Le droit d’accès est en principe gratuit, sauf s’il génère des efforts disproportionnés ou s’il est régulièrement invoqué par la personne dont les données sont traitées. Vous avez également le droit de demander la rectification, le blocage ou la suppression de ces données. En outre, vous disposez d’un droit de réclamation auprès de l’autorité de surveillance compétente. Pour toute question concernant vos droits et la protection des données en général, vous pouvez nous contacter à tout moment à l’adresse indiquée au point 2.

21. DROIT DE RÉVOQUER VOTRE CONSENTEMENT AU TRAITEMENT DES DONNÉES

De nombreux processus de traitement des données requièrent votre consentement exprès. Tout consentement donné peut être révoqué à tout moment, sans condition de forme, par simple courriel adressé à . La révocation de votre consentement au traitement de vos données personnelles est sans effet sur la légalité des processus de traitement intervenus antérieurement.

22. DROIT DE RECTIFICATION, DE SUPPRESSION ET DE BLOCAGE

Vous avez à tout moment le droit de demander que vos données personnelles stockées par nos soins soient immédiatement rectifiées si elles sont inexactes, ou complétées.

Vous pouvez à tout moment demander la suppression ou le blocage des données personnelles vous concernant que nous stockons ou conservons, sous réserve que le traitement de ces données ne soit pas nécessaire pour exercer le droit à la liberté d’expression et d’information, satisfaire à une obligation légale, respecter un intérêt public, ou encore faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice.

Pour toute question, nous vous invitons à envoyer un courriel à .

23. DROIT À LA REMISE DES DONNÉES

Vous avez le droit de vous faire remettre ou de faire remettre à un tiers, dans un format courant et lisible par machine, les données que nous traitons de manière automatisée sur la base de votre consentement ou en exécution d’un contrat. Lorsque vous demandez la transmission directe des données à un autre responsable, il n’est donné suite à cette demande que dans la mesure de ce qui est techniquement faisable.

24. DROIT DE RÉCLAMATION AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE SURVEILLANCE COMPÉTENTE

En cas de manquement aux obligations de protection des données, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de surveillance compétente. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

25. DISPOSITIONS FINALES

La responsabilité de la présente Notice relative à la protection des données incombe à KIP. Les informations communiquées sur ce site Internet ont fait l’objet de tous nos soins. Toutefois, nous ne saurions garantir qu’elles soient à jour, exactes et exhaustives. Toute responsabilité de KIP est donc exclue en cas de dommages liés à l’utilisation des informations contenues dans la présente Notice relative à la protection des données. La simple utilisation de ce site Internet ne crée pas une relation contractuelle avec et KIP.

26. MISES À JOUR ET MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE NOTICE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES

La présente Notice relative à la protection des données est susceptible d’être mise à jour ou modifiée par nos soins à tout moment. Sa dernière version peut être consultée via la signature électronique de votre personne de contact.